Beheer je je eigen administratie? Dan is het essentieel dat je dit nauwkeurig doet. Fouten zijn snel gemaakt en kunnen ertoe leiden dat je uiteindelijk meer betaalt dan nodig is. Dit wil je uiteraard vermijden! Daarom hebben we de 8 meest vergeten kosten in de administratie voor je op een rij gezet.
Administratie bijhouden als zzp’er
Een goede financiële administratie als zzp’er is ontzettend belangrijk. Je bent wettelijk verplicht om een correcte administratie bij te houden. Een complete administratie geeft je ook een duidelijk overzicht van hoe jouw bedrijf ervoor staat. Zo kun je berekenen hoeveel belasting je moet afdragen en voorkom je mogelijke boetes. Op basis van de gegevens in jouw administratie kun je weloverwogen zakelijke beslissingen nemen. Met name kosten worden regelmatig vergeten in te voeren, en dat is zonde!
1. Bankkosten
Heb je een zakelijke rekening? Dan krijg je waarschijnlijk te maken met maandelijkse abonnementskosten en wellicht andere rekeningkosten. Deze kosten zijn fiscaal aftrekbaar en mag je aftrekken van jouw winst. Je verwerkt deze kosten in je administratie net zoals alle andere kosten. Let wel op: kosten van de bank zijn vrijgesteld van btw. Je zet ze dus met 0% btw in je administratie.
2. Verzekeringen
Er zijn twee verschillende soorten verzekeringen: persoonlijke verzekeringen en zakelijke verzekeringen. Persoonlijke verzekeringen zijn niet zakelijk aftrekbaar, maar verzekeringen voor jouw bedrijf wel! Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) is bijvoorbeeld zakelijk aftrekbaar, terwijl een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) dat niet is. De AOV zet je dus niet in je zakelijke administratie, maar bewaar de jaaroverzichten goed voor je privé-inkomstenbelasting.
3. Aanloopkosten
Aanloopkosten zijn kosten die je maakt in de periode voordat je officieel ingeschreven stond bij de Kamer van Koophandel. Denk aan marktonderzoek, reclamekosten zoals visitekaartjes, en de kosten van je website. Deze kosten heb je in het begin privé voorgeschoten omdat je nog niet officieel ingeschreven stond.
4. Reiskosten
Als zzp’er heb je net zoveel recht op een kilometervergoeding als werknemers in loondienst. De voorgeschreven kilometervergoeding bedraagt €0,23 per kilometer (2024). Dit geldt zowel voor kilometers met de auto als op de fiets, mits deze niet op de zaak staan. De kilometervergoeding zet je als kosten in je administratie zonder btw. Zorg er wel voor dat je de kilometers bij een controle kunt verantwoorden!
5. Telefoonabonnement
Telefoonabonnementen zijn vaak deels aftrekbaar. Heb je één mobiele telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan mag je alleen het zakelijke deel als kosten in je administratie zetten. Zet je facturen in je administratie en vermeld daarbij het percentage dat je jouw telefoon zakelijk gebruikt. Alleen dat deel van de kosten mag je invoeren.
6. Software abonnementen
Check je administratie goed op software abonnementen. Vaak heb je er meer dan je denkt, dus het kan zomaar zijn dat je iets vergeet in te voeren. Denk aan Adobe, Canva, Google, Zoom of andere software die je voor jouw werkzaamheden gebruikt. Let ook op buitenlandse btw, want veel softwareaanbieders hebben Europese btw-nummers. Software abonnementen betaal je meestal maandelijks, dus zorg ervoor dat je de kosten 12 keer in je administratie hebt staan!
7. Kosten boekhouder / boekhoudprogramma
De kosten voor een boekhouder of boekhoudprogramma vallen onder bedrijfskosten en zijn hierdoor volledig fiscaal aftrekbaar. Deze kosten zijn essentieel om je administratie op orde te houden en mogen niet vergeten worden.
8. Marketingkosten
Promoot je jouw bedrijf op Facebook, Instagram of een ander kanaal? Dan zijn ook deze kosten zakelijk aftrekbaar! Let er wel op dat je net zoals bij software abonnementen vaak te maken hebt met buitenlandse btw. Vergeet niet om je btw-nummer door te geven, zodat bedrijven de btw naar je kunnen verleggen.
Een correcte administratie is cruciaal voor het succes van je onderneming. Door deze veel vergeten kosten in je administratie op te nemen, zorg je ervoor dat je geen onnodige belasting betaalt en houd je een goed overzicht over je financiële situatie. Zo kun je met een gerust hart ondernemen!