Self billing is een concept dat steeds meer populariteit wint onder ondernemers. Maar wat houdt self billing precies in en hoe verwerk je self billing facturen in je administratie? In dit artikel leggen we het je uit.
Wat is self billing?
Als zzp’er werk je wellicht via grotere platforms en kom je daardoor in aanraking met self billing, ook wel reverse billing genoemd. Een goed voorbeeld hiervan is ondernemers die via Bol.com werken. Bij self billing hoef je als ondernemer geen facturen op te stellen; de opdrachtgever regelt dit voor jou. Het facturatieproces wordt als het ware omgedraaid: de opdrachtgever factureert zichzelf door middel van een minbedrag namens henzelf. Dit systeem wordt ook veel gebruikt bij veilingen, coöperaties en in de bouwsector, waar veel zzp’ers voor grote afnemers werken.
Voorwaarden voor een self billing factuur
Wanneer de opdrachtgever jouw factuur opstelt, moet deze aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Zowel de ondernemer als de opdrachtgever moeten akkoord gaan met het door de opdrachtgever opstellen van de factuur.
- Als de ondernemer niet akkoord gaat met de opgestelde factuur, moet de opdrachtgever hiervan tijdig op de hoogte worden gesteld.
- De factuur moet voldoen aan alle wettelijke vereisten.
Let op! Als de opdrachtgever jouw factuur opstelt, moet op de factuur vermeld worden dat de ‘factuur is uitgereikt door afnemer’. Voldoet de factuur aan de bovenstaande punten? Dan is een self billing factuur ook gewoon een geldige factuur voor je administratie.
Voordelen en nadelen van self billing
Self billing biedt diverse voordelen. Het kan je veel tijd besparen, omdat je zelf geen facturen meer hoeft op te stellen. Daarnaast is het risico op fouten kleiner, omdat self billing facturen vaak geautomatiseerd worden opgesteld. Hierdoor is de kans op menselijke fouten bij het opstellen van de factuur aanzienlijk kleiner.
Er zijn echter ook nadelen verbonden aan self billing. Als ondernemer blijf je altijd zelf aansprakelijk voor de juistheid van de factuur die de opdrachtgever opstelt. De factuur moet aan alle verplichte factuureisen voldoen. Eventuele fouten, zoals een onjuiste tenaamstelling of omschrijving, komen op jouw conto. Als de factuur niet klopt, kan de Belastingdienst zelfs een boete opleggen.
Hoe verwerk je self billing in je boekhouding?
Een self billing factuur is doorgaans een creditfactuur met een negatief bedrag, wat verwarrend kan zijn. Maar waar verwerk je zo’n factuur? Eigenlijk is het heel simpel: als omzet.
Met deze kennis kun je self billing facturen correct verwerken in je boekhouding. Het bespaart je tijd en verkleint de kans op fouten, maar vergeet niet dat je zelf verantwoordelijk blijft voor de juistheid van de facturen.